Privacyverklaring EUTRACO

Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door EUTRACO groep zijnde EUTRACO HOLDING NV en alle daaraan verwante vennootschappen.

hierna "EUTRACO" genoemd.

Toepassingsgebied van de privacyverklaring

EUTRACO hecht veel waarde aan privacy en zet zich daarom in om de (persoons-)gegevens van al haar belanghebbenden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te beschermen en persoonsgegevens enkel en alleen op een eerlijke en wettige manier te verwerken. Deze privacyverklaring is van toepassing op onze klanten, partners en websitebezoekers voor de persoonsgegevens die EUTRACO via deze website en de gerelateerde services verzamelt en verwerkt.

Deze privacyverklaring bevat belangrijke informatie over hoe en voor welke doeleinden EUTRACO, als verwerkingsverantwoordelijke, persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, en verduidelijkt welke rechten u als betrokkene kunt uitoefenen.

Voor uw gemak hebben wij op onze website hyperlinks opgenomen naar websites van derden. Graag maken wij u er op attent dat indien u deze websites bezoekt, de privacy policy van deze derde partijen, en niet die van EUTRACO, van toepassing zijn op de activiteiten die u op deze websites verricht en de informatie die u daar openbaar maakt. Zo zullen ook de privacyverklaringen van de verschillende Sociale Mediabedrijven gelden wanneer u onze bedrijfspagina’s hierop bezoekt.

Verwerking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens kunnen worden gedefinieerd als alle informatie waardoor een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd. U kunt ons uw persoonsgegevens verstrekken in het kader van de volgende activiteiten, voor de overeenkomstige doeleinden en op basis van de vermelde redenen:

Voor sales en marketing doeleinden: EUTRACO kan uw naam en contactgegevens voor directe marketing campagnes gebruiken om u te informeren over promoties met betrekking tot de producten en diensten die EUTRACO levert, en om potentiële toekomstige klanten te contacteren. We kunnen de gegevens ook gebruiken om gerichte aanbiedingen te formuleren, bv. via e-mail. We sturen deze mededelingen op basis van het rechtmatige belang van EUTRACO, als we merken dat u geïnteresseerd bent in, of baat zou kunnen hebben bij onze diensten of producten.
Enquête / feedback: op basis van het legitiem belang van EUTRACO, kunnen we uw contactgegevens gebruiken om de aangeboden services te beoordelen, te evalueren en te verbeteren. Voor dit doel kunnen we vragenlijsten of klantonderzoeken sturen, of u vragen om ons een feedbackformulier voor klanten in te vullen.
Contactformulier of correspondentie: door het contactformulier op de website in te vullen, stemt u ermee in dat EUTRACO uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en uw vraag of bericht verwerkt. Als u rechtstreeks contact met ons opneemt (per e-mail, telefoon of brief), zullen wij uw contactgegevens en de inhoud van deze correspondentie verwerken. We gebruiken deze informatie alleen om uw vraag of bericht af te handelen.
Sollicitatie: door het invullen van het sollicitatieformulier op de website/versturen van uw cv en motivatie per mail, geeft u EUTRACO toestemming om uw naam, e-mailadres, cv en motivatie voor de sollicitatie te verwerken. Als u rechtstreeks contact met ons opneemt of interactie met ons heeft over een sollicitatie (per e-mail, telefoon, brief of social media zoals LinkedIn), verwerken wij uw contactgegevens en de inhoud van deze correspondentie. Wij gebruiken deze informatie alleen voor uw wervingsproces en houden uw gegevens alleen langer bij in het kader van een wervingsreserve mits uw toestemming.
Klokkenluidersregeling: door het invullen van persoonsgegevens in de meldingstool voor klokkenluiders geeft u toestemming die persoonsgegevens te verwerken voor de afhandeling van uw melding. We gebruiken deze gegevens alleen om uw melding correct te behandelen.
Andere relaties: we verzamelen contactgegevens van onze huidige of toekomstige leveranciers en partners. We verwerken deze informatie om onze overeenkomsten aan te gaan en onze relaties of samenwerkingsverbanden te beheren. Deze verwerking is daarom gebaseerd op het sluiten en uitvoeren van onze contracten en zakelijke relaties.

EUTRACO beschouwt uw persoonsgegevens als vertrouwelijk en verbindt zich ertoe deze alleen te verwerken op een manier die verenigbaar is met de doeleinden waarvoor de gegevens aanvankelijk werden verzameld.

Uw rechten als betrokkene

U hebt als betrokkene te allen tijde de mogelijkheid om uw rechten uit te oefenen zoals beschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Concreet gaat het hierbij om volgende rechten:

Recht van toegang tot uw persoonsgegevens

U hebt te allen tijde het recht de toegang tot uw persoonsgegevens te vragen, en om een kopie van de persoonsgegevens op te vragen die EUTRACO over u verzamelt.

Recht op rectificatie

U hebt altijd het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of onvolledige persoonsgegevens aan te vullen.

Recht op gegevenswissing ("recht om te worden vergeten")

U kunt vragen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen uit de systemen van EUTRACO.

Het verzoek om uw persoonsgegevens te wissen kan niet altijd worden toegekend vanwege contractuele of wettelijke verplichtingen. EUTRACO neemt deze verplichtingen in acht bij het beantwoorden van uw aanvraag.

Recht van bezwaar

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als de verwerking plaatsvindt op grond van het rechtmatig belang van EUTRACO of op grond van algemeen belang. We stoppen met verwerken tenzij we kunnen aantonen dat er dwingende legitieme redenen zijn voor de verdere verwerking of voor de uitoefening van juridische claims. U kunt ook bezwaar maken in het geval van de verwerking van uw gegevens voor direct marketingdoeleinden, zodat de persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden zullen worden verwerkt.

Recht om uw toestemming in te trekken

Voor de verwerking van uw persoonsgegevens verzameld door EUTRACO met uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk gewenst moment intrekken. Het intrekken van uw toestemming is echter niet van toepassing op verwerkingen die eerder door EUTRACO zijn uitgevoerd.

Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde gevallen heeft de betrokkene het recht om de beperking van de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens te verkrijgen. We gaan door met het opslaan van uw gegevens, maar we zullen het gebruik ervan beperken. U kunt bv. deze aanvraag indienen als u denkt dat uw persoonsgegevens onjuist zijn of als de verwerking door EUTRACO niet gerechtvaardigd is. We hoeven deze verzoeken alleen in specifieke gevallen te vervullen, zoals bepaald door de wet.

Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens

De betrokkene heeft het recht om de persoonsgegevens die hem of haar betreffen, verwerkt door EUTRACO, in een gestructureerd, veelgebruikt en machinaal leesbaar formaat te verkrijgen en/of om die gegevens naar een andere verwerkingsverantwoordelijke door te laten sturen.

Bovenstaande rechten kunnen kosteloos worden uitgeoefend door contact op te nemen met onze DPO per mail privacy@eutraco.eu of per post (Schoondonkweg 32, 2830 Willebroek). We verbinden ons ertoe om uw verzoek binnen een maand na ontvangst te beantwoorden. Het is mogelijk dat we eerst om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te bevestigen en ervoor te zorgen dat het verzoek van u afkomstig is.

Recht om een klacht in te dienen

Als u op enig moment meent dat EUTRACO een inbreuk maakt op uw privacy, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0) 2 274 48 00, e- mail: contact@apd-gba.be.

Openbaarmaking aan derden

EUTRACO onthoudt zich van het bekendmaken of verkopen van persoonsgegevens van betrokkenen aan derden en het publiekelijk bekendmaken van de persoonsgegevens van betrokkenen, tenzij in de volgende specifieke gevallen:

Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld tussen de verschillende vestigingen van EUTRACO, voor het geval deze overdracht vereist is voor het leveren van onze producten of diensten in overeenstemming met het vooraf bepaalde doel.
Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met externe serviceproviders waaraan EUTRACO bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed. In ieder geval zijn ze beperkt tot het verwerken van uw persoonsgegevens in overeenstemming met onze instructies en zal indien nodig een gegevensverwerkingsovereenkomst worden gesloten, zodat zij verplicht zijn om te voldoen aan alle verplichtingen die zijn vereist door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
Als dit vereist is door toepasselijke wetten of voorschriften.

Met betrekking tot internationale overdrachten van persoonsgegevens en verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER), worden uw gegevens alleen overgedragen aan andere EUTRACO-vestigingen of partijen in derde landen, zoals softwareleveranciers en cloud- of mailingservices, indien dit is toegestaan volgens de van toepassing zijnde wetgeving inzake gegevensbescherming. Wij garanderen passende waarborgen die ervoor zorgen dat uw rechten ook door de gegevensontvanger buiten de EER worden gerespecteerd in overeenstemming met een adequaat niveau van gegevensbescherming.

Bewaring van uw persoonsgegevens

EUTRACO erkent het belang van de bescherming van persoonsgegevens. We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor het realiseren van de doeleinden waarvoor wij de gegevens hebben ontvangen, of voor de uitvoering van een contract, of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting. De bewaartermijnen verschillen voor wat betreft het soort verwerkingsactiviteit en het doel waarvoor de persoonsgegevens werden verzameld.

De persoonsgegevens die wij verzamelen op basis van uw toestemming, worden door ons bewaard zolang uw toestemming geldig blijft.

We houden klant- en leveranciersinformatie over uw aankopen bij zo lang als redelijkerwijs noodzakelijk is om onze overeenkomsten uit te voeren, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (zoals boekhoudkundige en fiscale verplichtingen) en om geschillen op te lossen of overeenkomsten af te dwingen. Daarom wordt deze persoonlijke informatie bewaard voor de duur van onze contractuele relatie en voor drie daaropvolgende jaren.

In alle gevallen kunnen persoonsgegevens voor een langere periode worden bewaard als er een wettelijke of regelgevende reden is om dit te doen, of voor een kortere periode als de betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens en als er niet langer sprake is van een legitieme reden om ze te behouden.

We garanderen u dat er slechts beperkte toegang tot gearchiveerde gegevens wordt geboden, en dat uw persoonsgegevens worden verwijderd of anoniem worden gemaakt als de bewaartermijn is verstreken.

Beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens

EUTRACO heeft technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking van uw persoonsgegevens aan derden en enige andere ongeoorloofde verwerking van deze gegevens te voorkomen.

We hebben er alles aan gedaan en blijven ons inspannen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de informatiesystemen en -services die persoonsgegevens verwerken, te waarborgen. Deze maatregelen omvatten fysieke en operationele beveiligingsmaatregelen, toegangscontrole, bewustmakingsclausules en vertrouwelijkheidsclausules. Al onze werknemers en door ons ingeschakelde derden zijn verplicht om de privacy en veiligheid van uw gegevens te respecteren.

Contactgegevens

EUTRACO behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen, onder meer om dit aan te passen aan de gewijzigde dienstverlening of veranderde wettelijke en/of reglementaire verplichtingen. Wijzigingen aan deze Privacyverklaring treden in werking op het ogenblik van publicatie. We raden we u aan om onze Privacyverklaring regelmatig te lezen.

Laatste update: januari 2024